Draf: artikel ini menunggu review dan belum diindeks mesin pencari.
Digitalisasi proses bukan sekadar memindahkan formulir kertas ke layar. Persiapan yang baik membuat proyek lebih cepat, lebih murah, dan lebih mungkin benar-benar dipakai. Berikut lima hal yang bisa Anda siapkan bahkan sebelum berbicara dengan pengembang.
1. Petakan proses yang berjalan saat ini
Tuliskan langkah-langkahnya apa adanya: siapa memulai, dokumen apa yang dipakai, siapa yang menyetujui, dan ke mana hasilnya pergi. Sertakan juga pengecualian, misalnya apa yang terjadi jika pengajuan ditolak atau penyetuju sedang cuti. Pengecualian inilah yang paling sering terlewat.
2. Tentukan masalah utama yang ingin diselesaikan
Apakah prosesnya terlalu lama? Sering terjadi kesalahan input? Sulit memantau status? Pilih satu atau dua masalah utama. Fokus ini membantu menentukan fitur mana yang wajib ada di versi pertama dan mana yang bisa menyusul.
3. Libatkan pengguna sejak awal
Orang yang menjalankan proses setiap hari paling tahu di mana hambatannya. Ajak perwakilan mereka berdiskusi sejak awal dan saat uji coba. Sistem yang dirancang tanpa pengguna sering kali tidak dipakai.
4. Kumpulkan contoh data dan dokumen
Siapkan contoh formulir, laporan, dan spreadsheet yang dipakai saat ini. Bersihkan data yang akan dipindahkan, misalnya duplikasi nama atau format tanggal yang berbeda-beda. Data yang rapi mempercepat migrasi.
5. Sepakati ukuran keberhasilan
Tentukan apa yang menandakan proyek berhasil, misalnya waktu persetujuan rata-rata, jumlah pengajuan yang tercatat lengkap, atau berkurangnya rekap manual. Catat kondisi awalnya agar perbandingan setelah peluncuran bisa dilakukan secara jujur.
Mulai dari yang kecil
Tidak semua proses perlu didigitalkan sekaligus. Pilih satu proses yang dampaknya terasa dan risikonya terkendali, jalankan, pelajari hasilnya, lalu lanjutkan ke proses berikutnya.
Semua artikel